Norma OHSAS 18001: Sistema de salud en el trabajo y requisitos legales aplicables (Parte 2)

La Norma OHSAS 18001, posee requisitos que pueden ser auditados, dentro de los cuales, los que fundamentan el sistema son: el cumplimiento legal aplicable y el cumplimiento de los compromisos hechos por la organización en su Política de SST (Seguridad y Salud en Trabajo).

25/10/2018

Autor: Nelson Berríos Villagra

Gerente de Prevención de Riesgos

HH Ingeniería

Constructor Civil

Experto en Prevención de Riesgos

Máster en Administración de Empresas

Auditor Normas ISO-9001 y OHSAS 18001

Mail: nberriosv@gmail.com

www.girodeconciencia.blogspot.cl

3. Implementación y Operación (Cláusula 4.4)

Esta cláusula se centra en la implementación del Sistema SST y en su operación al interior de la empresa, está basada en la planificación que se realizó en la cláusula anterior.

Respecto a nuestro tema específico, acá primero se debe definir y documentar las competencias requeridas para realizar una tarea que pueda tener un impacto en el SST, definir y documentar las responsabilidades atingentes a los requisitos aplicables, determinar las necesidades de formación de los trabajadores respecto a sus riesgos y producir la toma de conciencia de sus funciones y de las consecuencias de sus desviaciones.

Se debe estandarizar a través de uno o varios procedimientos la comunicación de los requisitos legales aplicables y los otros ya mencionados; no sólo a los trabajadores de la casa, sino que también a los contratistas y visitantes del lugar de trabajo, además de las partes interesadas externas.

Elaborar uno o más procedimientos para proceder a la participación y consulta de los trabajadores, contratistas y partes interesadas externas.

Debe cuidarse en esta cláusula el control de documentos y respecto al tema que nos convoca: el control de la documentación en los cambios en los requisitos legales y otros requisitos.

También en la implementación de la subcláusula 4.4.6 "Control Operacional", se debe incluir como información inicial: "los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba" ( Norma 18002/ 2008, 4.4.6.1 Generalidades).

Respecto a la "Preparación y respuesta ante emergencias" ( 4.4.7), los requisitos legales y otros requisitos, deben ser considerados cuando se identifiquen las probables situaciones de emergencia, en la elaboración e implementación de los procedimientos de emergencia respectivos y en la revisión y modificación de estos procedimientos.

4. Verificación (Cláusula 4.5).

En esta nueva versión de la Norma, esta cláusula trata cinco temas claves y dentro de estos la exigencia de evaluar el grado de cumplimiento con los requisitos legales señalados en la cláusula Planificación.

Esto es de mucha importancia dentro de la gestión de los riesgos, pues la organización puede identificar los requisitos legales aplicables, pero algo muy distinto es evaluar el nivel en que éstos se cumplen en la empresa. Si éstos no se cumplen, la determinación del "riesgo aceptable" de la Organización no es tal, ya que se está minando uno de los dos pilares que sostienen la designación de "riesgo aceptable" para la empresa.

En la subcláusula 4.5.2: "Evaluación del cumplimiento legal", se señala que: " La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables" y agrega que: "La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas".

En la práctica no es sencillo evaluar el grado de cumplimiento legal de la organización y, por lo tanto, la persona que lo realice, debe ser competente respecto a estas materias específicas ( no sólo conocer los requerimientos, sino que también entenderlos cabalmente y relacionarlos entre sí). Esta actividad se puede realizar por personal interno de la empresa o personal especializado externo.

Los elementos de entrada de la evaluación del cumplimiento pueden ser: inspecciones y observaciones, auditorías, entrevistas, revisiones de trabajo o proyecto, análisis de resultados de pruebas de seguimiento y ensayos, etc.

La organización deberá evaluar el cumplimiento legal de manera periódica, en distintos momentos o a distintas frecuencias; todo dependerá de las necesidades propias de la organización y del SST. Lo que sí es obligatorio, es que de cada evaluación debe quedar el registro respectivo. También está libre para elegir si lo realiza como una auditoría individual o como parte de otras auditorías.

5. Revisión por la Dirección (Cláusula 4.6).

Así como la Política abre el ciclo del Sistema de Gestión, esta última cláusula de la Norma, lo cierra y otorga el impulso para la mejora continua.

La Dirección debe revisar periódicamente el sistema ( por ejemplo trimestral, semestral o anualmente), para: asegurarse de su idoneidad, adecuación y eficacia ( Se exige Registros ). Nótese que se habla de eficacia y no de eficiencia.

Nuevamente aparece el tema de los requisitos aplicables, de manera de revisar sus cambios y evolución, y así aplicar las medidas de mejora respectiva. La Dirección debe comprender las tendencias de la legislación aplicable y en base a esa comprensión global, tomar medidas preventivas al respecto ( ejemplo, tendencia de la legislación a regular de manera específica los riesgos de Enfermedades Profesionales).

Los elementos de entrada para la Revisión, deben incluir nueve fuentes: resultados de las auditorías; resultados de la participación y consulta; resultado de las comunicaciones y quejas; desempeño del sistema; grado de cumplimiento de los objetivos; estado de los incidentes, acciones correctivas y preventivas; seguimiento de los resultados de las Revisiones; cambios, evolución de los requisitos legales y otros requisitos del sistema ( cláusula 4.6, letra h) y, por último, las recomendaciones para la mejora.

La Revisión por la Dirección, impactará en posibles cambios en cuatro aspectos claves: desempeño del sistema; Política, Objetivos y Recursos.